Hybridikokoukset sujuvat kunnon välineillä
Kotilo asunnot on moderoinut useita yhtiökokouksia. Työtä tehdessä on löytynyt välineistö, jolla kokous sujuu. Hybiridikokoukseen voidaan osallistua niin etänä kuin paikan päällä ja molemmilla tavoilla osallistuen on tärkeää, että kokouksen osapuolet kuulevat ja näkevät toisensa.
Vaikka moderaattori on paikan päällä, on tärkeää kuulla miltä kokous kuulostaa juurikin etäosallistujan kannalta. Kotilo asuntojen moderaattori käyttää laadukkaita vastamelukuulokkeita, jolloin kokoustilan äänet peittyvät käytännössä kokonaan. Tällöin moderaattori kuulee kokoustilan tilanteen etäosallistujan tavoin. Näin hän osaa pyytää sulkemaan tai avaamaan tietyn mikrofonin tilanteen niin vaatiessa. Mikäli ääni välittyy verkon kautta puheenjohtajan tietokoneelta moderaattorin tietokoneelle, tulee samalla varmistettua, että internet-yhteys on ainakin kokouspaikan osalta toimivassa kunnossa.
Hybridikokouksessa kokouksen puheenjohtajan tietokoneeseen kannattaa kytkeä kokouskaiutin. Puheenjohtajan tietokoneen kamera välittää kuvaa puheenjohtajan pöydän takaa. Tyypillisesti tällöin nähdään niin isännöitsijän, kokouksen puheenjohtajan kuin mahdollisten ulkopuolisten esiintyjien ilmeet ja asennot selkeästi. Kokouskaiutinta käyttäen kaikkien etualan henkilöiden ääni kuuluu hyvin etäosallistujille. Tilan koosta ja muodosta riippuen kokouskaiutin saattaa riittää koko tilan puheiden toistamiseen etäosallistujille siten, että kokousta on mukava seurata.
Mikäli puheenvuoroa pyytäneen osakkaan ääni ei kuulu kunnolla, moderaattori voi puheenvuoron ajaksi kävellä erillisen mikrofonin kanssa osakkaan luokse. Näin etäosallistujat saattavat kuulla salin puheenvuorot jopa paremmin kuin paikan päällä olevat.
Tämä onnistuu helposti, kun käytetään mobiililaitetta, johon mikrofoni on kytketty. Puheenvuoron ajaksi moderaattori voi mykistää muut mikrofonit ja ääntä etäosallistujille välittää vain osakkaan luokse viety mikrofoni.
Moderaattorin tietokoneella seurataan jatkuvasti etäosallistujien chat-ruutua sekä mahdollisesti ylös nousevia virtuaalikäsiä. Näin moderaattori voi tuoda etäosallistujien kommentit ja puheenvuoropyynnöt kokouspaikalla olevan puheenjohtajan tietoon. Etäosallistujilla on itse asiassa paikan päällä oleviin nähden se etu, että myös kirjoitetut viestit saadaan kaikkien tietoon moderaattorin lukiessa ne kokouspaikalla. Tämä mahdollistaa myös ujommille osallistujille täysipainoisen osallistumisen. Oman mielipiteen voi tuoda kokousväen tietoon turvallisesti omasta kodista moderaattorin välityksellä.
Aivan kuten monilta työpaikoilta tutuissa kokousohjelmissa, etäosallistujilla on mahdollisuus valita mitä videokuvaa he seuraavat. Tarjolla on tyypillisesti ainakin kokouksen puheenjohtajan paikalta välitetty kuva sekä moderaattorin välittämä yleiskuva kokoustilasta. Erilaisten projektien yhteydessä voi kokouspaikalla olla ulkopuolisia asiantuntijoita. Tällöin moderaattorin on mahdollista viedä myös yleiskuvaa välittävä kamera lähemmäksi puhujaa. Taaskin on mahdollista, että etäosallistujille välittyy jopa paikallaolijaa paremmin ja kokonaisvaltaisemmin kokouksen kulku – aivan samoin kuin formulakisaa televisiosta seuratessa.
Kotilo asunnot voi auttaa teitäkin laadukkaan hybridikokouksen järjestämisessä. Voit lukea moderointipalvelusta erilliseltä sivulta.
Alan asiantuntijoiden kommentteja hybridikokouksista käydään läpi laajassa haastattelussa.