Nordic Business Forum huomiot taloyhtiöille 3/3: Kun muutokseen tarvitaan jokaisen osakkaan suostumus

Yrityksen organisaatiomuutoksessa voidaan päättää, että kolme yksikköä yhdistetään. Päätöksen toteuttaminen voi olla vaikeaa, mutta jokaiselta työntekijältä ei yleensä tarvitse saada henkilökohtaista hyväksyntää uudelle organisaatiolle. Taloyhtiöiden yhdistämisessä lähtökohta voi olla aivan toinen.

Olin yhden taloyhtiön osalta vetämässä noin kolme vuotta kestänyttä sulautumisprosessia, jossa kolme taloyhtiötä yhdistyi yhdeksi. Prosessi tuli maaliin kesällä 2025, kun yhdistynyt yhtiö aloitti toimintansa. Samassa yhteydessä yhtiöjärjestykseen tehtiin myös muita kuin pelkkään sulautumiseen liittyviä muutoksia. Meidän hankkeessamme kokonaisuus edellytti kaikkien osakkaiden suostumusta kaikissa kolmessa yhtiössä.

Yhtiökokoukseen osallistuneiden yksimielisyys ei siis yksin riittänyt. Myös niiden osakkaiden suostumus tarvittiin, jotka eivät olleet kokouksessa paikalla. Kaikki tarvittavat suostumukset saatiin ja yhdistyminen toteutui.

Tämä oli minulle hyvin konkreettinen esimerkki siitä, mitä muutoksen johtaminen ilman työnjohto-oikeutta tarkoittaa.

Jokaisella on oma näkökulmansa muutokseen

Kun kannatusta tarvitaan kaikilta, ketään ei voi käsitellä merkityksettömänä vähemmistönä. Yksittäisen osakkaan kysymys voi koskea asiaa, joka ei ole muille tärkeä, mutta hänelle se ratkaisee koko suhtautumisen hankkeeseen.

Yksi pohtii tulevia kustannuksia. Toinen miettii, muuttuuko mahdollisuus vaikuttaa oman kodin asioihin. Kolmas haluaa ymmärtää, miksi nykyinen järjestely pitäisi ylipäätään muuttaa. Nämä ovat esimerkkejä kysymyksistä, joihin tällaisessa muutoksessa on varauduttava. Pelkkä hallinnon yksinkertaistuminen ei vielä vastaa niihin kaikkiin.

Hallituksen näkökulmasta yhdistyminen voi näyttää järkevältä kokonaisuudelta jo varhain. Osakkaan näkökulmasta se voi tarkoittaa luopumista tutusta järjestelystä ja siirtymistä johonkin, jonka vaikutuksia hän ei vielä tunne. Valmisteluun käytetty aika ei automaattisesti siirry osakkaan ymmärrykseksi.

Siksi pidän olennaisena, että hankkeen hyötyjen rinnalla kerrotaan myös muutoksen vaikutuksista, kustannuksista ja epävarmuuksista. Jos jokin asia on vielä selvittämättä, se pitää sanoa. Vaikean kysymyksen sivuuttaminen voi säästää yhden keskustelun, mutta samalla se heikentää seuraavan keskustelun lähtökohtia.

Kaikkien suostumus ei synny yhdellä esityksellä

Tällaisen hankkeen johtamisessa joutuu miettimään omaa toimintaansa eri tavalla kuin tilanteessa, jossa päätöksen voi viedä eteenpäin organisaation toimivaltajaon perusteella. Ei riitä, että oma esihenkilö tai hallituksen enemmistö pitää ratkaisua hyvänä. Hyväksyntä tarvitaan myös ihmisiltä, jotka katsovat asiaa aivan toisista lähtökohdista.

Pidän tätä vaativana johtamisen tehtävänä. Kyse on kyvystä tehdä suuri muutos ymmärrettäväksi, kuunnella sen herättämiä kysymyksiä ja rakentaa riittävä luottamus siihen, että ehdotettu kokonaisuus voidaan hyväksyä.

Samalla on syytä muistaa, että onnistuminen on yhteinen. Kolmen taloyhtiön yhdistyminen ei ole yhden puheenjohtajan suoritus. Siihen tarvitaan hallitusten työtä, osakkaiden osallistumista ja hankkeen edellyttämää asiantuntemusta. Johtajan tehtävänä on auttaa tätä yhteistyötä onnistumaan.

Päätös aloittaa myös seuraavan vaiheen

Yhdistymiseen saadut suostumukset kertovat siitä, että muutokselle saatiin tarvittava hyväksyntä. Ne eivät vielä tarkoita, että kaikki yhteiset toimintatavat olisivat valmiit. Uuden taloyhtiön arjessa on osoitettava, että päätöksen perusteena ollut luottamus oli aiheellinen.

Tämä yhdistää sarjan kolmea osaa. Yrityksessä uusi organisaatio voidaan piirtää nopeasti. Taloyhtiössä tarvittava päätös voidaan saada tehtyä onnistuneen valmistelun jälkeen. Molemmissa varsinainen onnistuminen näkyy vasta siinä, miten ihmiset toimivat yhdessä muutoksen jälkeen.

Taloyhtiöiden johtamisesta kertynyt kokemus on vahvistanut omaa käsitystäni johtamisesta myös yrityksissä. Jos muutoksen perustelut kestävät niiden ihmisten tarkastelun, joiden arkeen muutos vaikuttaa, toteutuksella on huomattavasti paremmat edellytykset. Silloin johtajan nähtäväksi ei tarvitse rakentaa erillistä kuvaa onnistumisesta.