Nordic Business Forum huomiot taloyhtiöille 2/3: Taloyhtiön luottamusta rakennetaan yhtiökokousten välillä

Taloyhtiön yhtiökokouksessa voidaan tehdä suuri päätös yhdessä illassa. Päätöksen takana oleva luottamus on kuitenkin voinut rakentua vuosien aikana. Jos puheenjohtaja arvioi onnistumistaan vain äänestystuloksesta, häneltä saattaa jäädä huomaamatta, kuinka vahvalla tai heikolla pohjalla hankkeen jatkaminen todellisuudessa on.

Sarjan ensimmäisessä osassa vertasin yrityksen keskijohdon ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan mahdollisuuksia johtaa muutosta. Yrityksessä työnjohto-oikeus voi auttaa uuden toimintatavan käyttöönotossa. Taloyhtiössä muutoksen eteneminen edellyttää usein ensin yhteisen näkemyksen rakentamista.

Lain mukainen enemmistö riittää monen asian päättämiseen. Pitkäjänteisen johtamisen kannalta pieni enemmistö voi silti olla hauras lähtökohta. Jos lähes puolet kokouksessa äänestäneistä kokee hankkeen vääräksi, erimielisyys ei katoa pöytäkirjan allekirjoituksella.

Hallitus valitaan taloyhtiöissä tavallisesti vuosittain. Seuraava yhtiökokous ei automaattisesti kumoa aiempia päätöksiä, mutta hallituksen kokoonpano ja tulevien hankkeiden suunta voivat muuttua. Puheenjohtaja joutuu osoittamaan toimintansa perustelut ja tulokset uudelleen. Omassa ajattelussani tämä tarkoittaa sitä, että luottamus ansaitaan jokaisessa yhtiökokouksessa.

Kuunteleminen vaikuttaa myös suunnitelmaan

Alison Wood Brooks painotti Nordic Business Forumissa jatkokysymysten merkitystä. On helppo kysyä osakkaalta mielipidettä ja siirtyä sitten esittelemään omat perustelut. Paljon hyödyllisempää voi olla pysähtyä vastaukseen ja kysyä lisää.

Jos osakas sanoo remontin olevan liian kallis, vastaukseksi ei välttämättä tarvita uutta esitystä remontin hyödyistä. Ensin kannattaa selvittää, mikä hinnassa huolestuttaa. Onko kyse kokonaiskustannuksesta, oman kuukausimaksun noususta, epävarmasta kustannusarviosta vai siitä, ettei vaihtoehtoja ole vertailtu?

Brooksin ja hänen tutkijakollegoidensa tutkimuksessa erityisesti jatkokysymyksiä esittävistä keskustelukumppaneista pidettiin enemmän. Kysymykset välittivät kokemusta kuuntelemisesta ja ymmärtämisestä. Tutkimus koski kahdenkeskisiä tutustumiskeskusteluja, joten se ei sellaisenaan todista, miten taloyhtiön hanke onnistuu. Se tarjoaa silti käyttökelpoisen lähtökohdan puheenjohtajan vuorovaikutukseen. [Huang ym.: It Doesn’t Hurt to Ask: Question-Asking Increases Liking, 2017]

Brooksin esittelemässä CALM-mallissa yhdistyivät yhteisen ymmärryksen varmistaminen, oman epävarmuuden myöntäminen, oppiminen ja inhimillisyys. Taloyhtiössä näitä tarvitaan etenkin silloin, kun käsiteltävä asia herättää voimakkaita tunteita. Hallituksen on voitava myös sanoa, ettei se vielä tiedä vastausta.

Kuulemisesta tulee uskottavaa, kun saadulla tiedolla voi olla vaikutusta valmisteluun. Jos kysymykset esitetään vasta sen jälkeen, kun kaikki on käytännössä lyöty lukkoon, osakkaat huomaavat sen yleensä nopeasti.

Yhteinen suunta tarvitsee jatkuvuutta

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus kannustaa laatimaan osakkaiden yhteiseen tahtoon perustuvan strategian ja käsittelemään sen toteutumista varsinaisessa yhtiökokouksessa. Tämä antaa käytännön välineen siihen, ettei taloyhtiön suunta ole joka kevät kokonaan uudelleen neuvoteltavana.

Strategian ei tarvitse olla pitkä asiakirja. Olennaisempaa on, että osakkaat ymmärtävät, millaista taloyhtiötä ylläpidetään, mihin varaudutaan ja millä perusteilla rahaa käytetään. Vuoden aikana kerrotaan, mitä on tehty, mitä seuraavaksi selvitetään ja missä suunnitelmat ovat muuttuneet. Myös keskeneräisistä asioista voi viestiä, kun keskeneräisyys kerrotaan avoimesti.

Oman kokemukseni mukaan taloyhtiön yhteisen ajattelutavan perusteellinen muutos voi tarvita 5–10 vuotta. Tarkoitan esimerkiksi siirtymistä korjausten jatkuvasta lykkäämisestä ennakoivaan kiinteistönpitoon. Yksittäisiä päätöksiä voidaan tehdä huomattavasti nopeammin, ja välttämättömät korjaukset on hoidettava ajallaan.

Myös yrityksissä suhtaudun varauksella lupauksiin nopeasti valmistuvista suurista toimintatapamuutoksista. Omassa kokemuksessani alle kolme vuotta on niiden todelliselle juurtumiselle hyvin kunnianhimoinen aikataulu. Nämä eivät ole yleispäteviä aikarajoja, vaan kokemukseni perusteella syntyneitä arvioita.

Tavoitteena ei myöskään ole poistaa kaikkea erimielisyyttä. Taloyhtiössä saa olla eri mieltä. Luottamus näkyy siinä, että myös eri mieltä oleva osakas voi pitää valmistelua reiluna ja saamaansa tietoa luotettavana.

Sarjan viimeisessä osassa kerron kolmen taloyhtiön yhdistymisestä. Siinä enemmistö ei riittänyt: tarvitsimme kaikkien osakkaiden suostumuksen.