Digitalisointi, osa 2 – Alan toimijoiden haastattelut

Edellisessä artikkelissa taustoitettiin nykyteknologian mahdollisuuksia. Oikein toteutettuna digitalisointi mahdollistaa fyysistä kokousta täysipainoisemman osallistumisen. Nykyaikaiset työkalut mahdollistavat suljetun lippuäänestyksen ja muutkin kokouspaikalta tutut vaikuttamisen tavat helposti ja vaivattomasti kokouksen kuluessa. Kotilo asunnot kysyi useilta alan vakiintuneilta tahoilta näkemyksiä digitaalisten yhtiökokousvälineiden hyödyntämisestä.

Isännöintiliitto

Isännöintiliiton hallituksen puheenjohtajaksi maaliskuussa toiselle kaudelle valittu JIP Isännöinnin toimitusjohtaja Toivo Korhonen, Miksi etäyhteydet eivät ole yhtiökokouksissa yhtä suosittuja kuin työelämässä? 

“Osakkaat ovat varsin heterogeeninen joukko, ja erot osaamisessa ja tahdossa käyttää digitaalisia välineitä vaihtelevat suuresti. Osakkaiden keskuudessa on myös runsaasti henkilöitä jotka eivät työelämässä käytä etäyhteyksiä, ainakaan aktiivisesti. Tunnistan valtakunnan tasolla myös alueellisia eroja, alkaen maakuntatasolta. Ja voisiko olla niin, että työelämässä on ”pakko”, ja taloyhtiössä ei ole.”

Miten voisimme edesauttaa uusien keinojen täysipainoista hyödyntämistä? 

“Muistan kun 80-luvulla otin oman pankkini asiakkaista ensimmäisten joukossa käyttöön verkkopankin. Olin mielestäni edelläkävijä. On syytä muistaa, että vieläkin esimerkiksi meillä JIP Isännöinnissä on asiakkaita jotka eivät itse käytä verkkopankkia. Tai eivät halua e-laskua. Joten muutokset ovat hitaita. Siirtymäaikaa on annettava, asiaa on toistettava ja kerrattava yhä uudelleen. Myös koulutukset tai sanoisinko perehdytykset uusiin asioihin ovat tärkeitä, ja siinä isännöinnillä on tärkeä rooli. Isännöintiliitossa edistämme säädöspohjan muuttamista siten, että lainsäädäntö tukee ja edistää mahdollisuutta etäkokoustamiseen. Lopuksi on hyvä muistaa, että ihmisten kohtaaminen livenä on myös tärkeää ja siten livekokous kokouspaikalla säilyttää arvonsa jatkossakin. Tärkeintä on, että osakkaat ovat mukana kokouksissa livenä tai etänä, ja siten osallistuvat aktiivisesti päätöksentekoon.”

Digitaalisten ratkaisujen tarjoaja

Digitaalista päätöksentekoa ja viestintää palveluna tarjoavan Viilun kehitysjohtaja Tuomas Jurvelin, Milloin taloyhtiöillä on mahdollisuus tarjota artikkelissa kuvattu tulevaisuuden kokous? 

“Edellä kuvattu kokonaisuus on arkipäivää meillä Viilulla. Meidän asiakasyhtiöissä yhtiökokouksiin osallistuvilla osakkailla on yhdenvertainen mahdollisuus osallistua kokouksiin, joko etänä tai fyysisesti kokouspaikalla. Hybridimalli niin yhtiökokouksien kuin myös hallituksien kokouksien osalta on mahdollista. Tämä mahdollistaa myös äänestämisen yhtiökokouksissa, missä osa on etänä ja osa läsnä kokouspaikalla. Kaikki äänestävät sähköisesti ja aikaa säästyy muun muassa ääntenlaskussa puolesta tunnista aina useampaan tuntiin kun exceleitä tai paperilappuja ei tarvitse pyöritellä. Viilun kokousominaisuus on enemmän kuin pelkkä etäkokousratkaisu. Se on digitaalinen päätöksentekopalvelu, jota isännöitsijät ja taloyhtiöiden hallitukset voivat hyödyntää riippumatta siitä pidetäänkö kokoukset etänä vai fyysisesti kokouspaikalla.”

Miten voisimme edesauttaa uusien keinojen täysipainoista hyödyntämistä? 

“Olemme kuulleet ja saaneet asiakkailtamme palautteita, että kun ensimmäinen kokous on saatu pidettyä niin asenne ja suhtautuminen on muuttunut etäkokouksia kohtaan. On konkreettisesti huomattu, että eihän tämä niin vaikeaa ollutkaan. Osaltaan on kysymys uusien asioiden kohtaamisesta ja asenteista. Koronaviruspandemia on suorastaan pakottanut uuden äärelle, joka on vastavuoroisesti mahdollistanut maassamme eri sektoreilla tapahtuneen digiloikan. Suuri haaste on ollut myös isännöintialalla ja taloyhtiöissä, että aiemmin tälle sektorilla kohdennettuja kokouspalveluita ei ole ollut. Ei ole ollut palveluita, jotka huomioisivat tämän sektorin erityispiirteet. Me Viilulla olemme tarttuneet tähän ja kohdentaneet palvelumme isännöintiyrityksille ja taloyhtiöille.”

Asuntosijoittamisen kansantajuistaja

Pitkän linjan asuntosijoittaja, hyvän vuokratavan vankkumaton puolestapuhuja ja ostan asuntoja podcastin isäntä Harri Huru, Olisiko artikkelissa kuvattu tulevaisuuden kokous toivottu käytäntö yhtiökokouksissa?

“Vuosituhannen vaihteessa osallistuin säännöllisesti puhelinkokouksiin. Kokoukset eivät olleet optimaalisia, mutta lento Osloon tai Frankfurtiin rutiinikokouksia varten olisi ehdottomasti ollut huonompi vaihtoehto kansainvälisessä organisaatiossa toimittaessa.

Tältä kokemuspohjalta lähdin itse aikoinaan rakentamaan omaa toimintamalliani siten, että se mahdollistaisi ajasta ja paikasta riippumattoman asuntosijoitus- ja vuokraustoiminnan. Ensimmäiset taloyhtiön kokouksiin etäosallistumiset toteutin siten, että joku osakkaista avasi Skype- tai FaceTime -yhteyden kokoukseen ja laittoi puhelimensa kokoushuoneen pöydälle.

Pari viikkoa sitten sain kutsun Suomen Vuokranantajien Satakunnan joulukabinettiin. Aluepäällikkö Timo Harjunpää ja ekonomisti Sakari Rokkanen lähtivät positiivisella kokeiluasenteella liikkeelle, kun pyysin mahdollisuutta osallistua tilaisuuden puheosuuteen etänä.

Tekniikka mahdollisti sen, että pystyin seuraamaan oman tietokoneeni isolta näytöltä Sakarin esitystä. Ääniyhteys oli jo sellaisella tasolla, että muiden osallistujien kysymykset ja kommentit kuuluivat hyvin omiin korvanappeihini asti. Lopulta pääsin itse osallistumaan omilla kommenteillani. Sakari sai myös välitettyä kuvaa muista osallistujista kommentoidessani. Oma puhuva pääni näkyi muille samalla valkokankaalla, missä aikaisemmin Sakarin esitys oli pyörinyt.

Iltapalasta en etäyhteyden avulla päässyt nauttimaan, mutta muuten tekniikka alkaa olla lähellä tasoa, että etäyhteyden kautta voi osallistua taloyhtiön kokoukseen tuntien itsensä tasa-arvoiseksi osakkaaksi, joka saa itse valita tilanteeseensa sopivan osallistumistavan.”

Miksi laaja osallistuminen yhtiökokouksiin on tärkeää? 

“Yleisesti on tiedossa, että suomalaisten varallisuus on aivan liikaa keskittynyt asuntoihin. Jo tästä syystä olisi tärkeää, että yhä useampi suomalainen osallistuisi kokouksiin, joissa käsitellään heidän oman varallisuutensa arvon säilyttämiseen ja kehittämiseen liittyviä asioita.

Tarjoamalla osakkaille etäosallistumismahdollisuuden madalletaan osallistumiskynnystä ja saadaan näin useampi osallistumaan suomalaisille tärkeän varallisuutensa hallinnointiin. Kysymys ei ole vain siitä, että ulkosuomalaiset pääsisivät mukaan. Harva helsinkiläinen osallistuu Tampereella sijaitsevan asuntonsa taloyhtiön yhtiökokoukseen matkustamalla 400 km kokoukseen, kun on ensin järjestellyt työtehtävänsä siten, että matkustaminen onnistuu. Pienen lapsen vanhemmalle tai liikuntarajoitteiselle matka kellarin kokoustilaan omasta asunnosta voi myös olla liian pitkä.

Aikaisemmin tällaiset osallistumisesteet olivat ylivoimaisia. Nyt on kysymys vain siitä, ettei ainoaksi osallistumismahdollisuuden esteeksi muodostu kokouksia järjestävät tahot päättämällä jättää mahdollisuuden tarjoamatta.”

Isännöintitoimisto

Espoossa yli 15 vuotta toimineen isännöintiyhtiö Priman Oy:n hallituksen puheenjohtaja Johan Lagerroos, Millaisia kokemuksia teillä on etäyhteyden hyödyntämisestä yhtiökokouksissa? 

“Olemme käyttäneet perinteisten yhtiökokousten lisäksi monia keinoja: 

Kirjekokous

Osakkaat saavat kutsun sekä esityslistan, jossa on selkeästi kohta kohdalta avattu sisältö sekä hallituksen päätösesitys. Tämän lisäksi materiaalissa on ollut vastauskirje, jossa osakas voi joka kohdassa raksia joko Hyväksyn/kannatan tai En hyväksy/en kannata sekä valmiiksi frankeerattu palautuskuori.

Tämä on osoittautunut varsin toimivaksi vaihtoehdoksi korona-ajan alkuvaiheessa, kun oli suuri epätietoisuus miten järjestellä yhtiökokouksia. Kirjeyhtiökokous soveltui hyvin pienen yhtiön käyttöön, kun päätettävänä oli vain varsinaisen yhtiökokouksen asiat ja kun kokousasioissa eikä taloudessa ollut mitään erityistä. 

Tätä on käytetty myös yksittäisten pienten korjausasioiden päättämiseen ylimääräisen yhtiökokouksen sijaan osakkaiden tiedossa olevan korjauksen hallinnolliseen päättämiseen. 

Koska yhtiökokouksella pitää olla paikka, on se yleensä nimetty toimistollemme jonne hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen valitsema ehdokas on tullut ja toiminut kokouksen puheenjohtajana. Tarvittaessa pöytäkirjan tarkastajaksi mukaan kokoukseen on otettu yksi assistenttimme.

Heikkous on se, ettei kokouksessa ole osakkailla mahdollisuutta kommentoida kokouksen aikana, joten ei sovellu riitaisiin yhtiöihin tai sellaisiin tilanteisiin, joissa päätettävästä asiasta ei ole hallituksen esitystä, vaan päätös tehdään keskustelun pohjalta.

Vahvuus on se, että rasti ruutuun on suoraan rinnastettavissa suljettuun lippuäänestykseen. Tosin kunkin osakkaan kanta tulee toimihenkilöiden tietoon, joten vaalisalaisuus ei ole täydellinen. 

TEAMS – kokous

Tätä on käytetty varsinaisessa yhtiökokouksessa, kun päätettävänä oli vain varsinaisen yhtiökokouksen asiat ja kun kokousasioissa eikä taloudessa ollut mitään erityistä ja kun hallitukseen ei ole ollut pyrkyä eli on voitu ehdottaa aiempaa hallitusta jatkoon.

Haasteena ovat tyypilliset etäkokouksen haasteet; hitaat internetyhteydet sekä käyttäjäperäiset ongelmat. Etäkokous vaatii lisäksi tiukan johdon, että kokous pysyy raiteillaan. Kirjekokoukseen verrattuna etuna on, että osakkaat pääsevät ääneen.

Team-kokous ei mahdollista suljettuja lippuäänestyksiä, joten kovin mielipiteitä jakavissa päätöksissä se ei ole käyttökelpoinen. 

Erilaiset yhtiökokouksiin tarkoitetut ohjelmistot

Olemme käyttäneet Viilua siten, että mukana on moderaattori. Näin varsinkaan suuren yhtiön kokous ei rasita toimihenkilöitä teknisissä kysymyksissä. Viilu mahdollistaa suljetut lippuäänestykset. Lisäksi niiden tulokset saadaan selville nopeasti. Äänestystilanteista jää pois perinteinen käsin laskeminen, joka yhtiön koosta riippuen vie helposti 45 min ja jonka ajaksi kokous pitää keskeyttää.

Hybridikokous

TEAMS- ja Viilukokousten sekä läsnäolon yhdistäminen eli niin sanottu hybridikokous mahdollistaa sekä läsnä olemisen että etänä osallistumisen ja valitusta teknisestä ratkaisusta riippuen myös äänestykset. Tällöin haasteena on saada salikeskustelu kuulumaan etäkäyttäjille ja päinvastoin.

Oletteko havainneet etäosallistumisen tarjoamisessa mitään haittoja teidän toiminnalle tai asiakastaloyhtiöille? 

“Moderaattorin käyttö kokouksissa lisää kustannuksia, joskin puhutaan joistakin satasista. Mikäli oletetaan, että isännöitsijä toimii sihteerin ja asiantuntijan rooliensa lisäksi vielä kokouksen teleoperaattorina, lisää tämä kokouksen kuormittavuutta merkittävästi.

Osa osakkaista on kokenut hankalaksi sen, jos kokousmateriaalia jaetaan ohjelmiston kautta esityksen aikana. Puhelimella seurattaessa printti on niin pientä, ettei siitä saa selvää.

Pääsääntöisesti palaute on kuitenkin ollut positiivista.”

Hallitusammattilainen

AKHA ry:n hallitusammattilaisten rekisteristä löytyvä taloyhtiöaktiivi Matti Kleemola, Miksi etäosallistumisen mahdollistaminen on tärkeää? 

“Vaikka runsas osallistuminen yhtiökokoukseen voi pidentää kokouksen kestoa, pidän mahdollisimman laajaa osallistumista silti tavoiteltavana. Pihakeskustelut ja erilaiset infotilaisuudet ovat tärkeitä, mutta ne eivät saisi korvata yhtiökokousta vaikuttamiskanavana. Etäyhteys fyysisen osallistumisen rinnalla on mielestäni sellainen mahdollisuus, jota ei saa jättää hyödyntämättä. Se mahdollistaa osallistumisen myös tilanteissa joissa pitäisi valita joko tai. Etäyhteys voi mahdollistaa sekä että eli kaksi asiaa yhdellä kertaa, osallistumisen yhtiökokoukseen ja jonkin toisen asian tekemisen samaan aikaan. Tämä ei tietenkään ole toivottu tila, mutta kiireisessä arjessa on joskus pakko priorisoida. Mikäli etäyhteyden kautta kokoukseen saadaan mukaan osallistujia edes 50% panoksella, on se parempi kuin kokonaan pois jättäytyminen.”

Sujuvan hybridikokouksen laitteistoa on esitelty tässä artikkelissa.