Huoneistotietojärjestelmä ja uudet velvollisuudet
Maanmittauslaitoksen valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään pääsivät kaikki kerrostaloyhtiöt tutustumaan parisen vuotta sitten, kun järjestelmän ensimmäisen vaiheen tiedonsiirtojen DL oli käsillä. Tällöin järjestelmään saatiin taloyhtiöiden osakeluettelot ja hiljalleen sinne siirtyvät tiedot myös yksittäisten huoneistojen omistuksista. Huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton seuraava vaihe on käsillä, sillä kesästä 2025 alkaen tietosisältö laajenee koskemaan myös taloyhtiöiden lainoja ja kunnostus- ja muutostöitä. Osakkaiden laina- ja vastiketietojen ilmoittaminen aloitetaan vuoden lopussa. Eri tiedoilla on olemassa erilaiset siirtymäajat, jolloin kaikkien tietojen oltava on järjestelmässä ja tämän jälkeen tiedot päivitetään vähintään kerran vuodessa; kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, mikäli taloyhtiössä on korkeintaan viisi hallintakohdetta (esimerkiksi huoneistoa) tai sillä ei ole lainkaan osakkaille jyvitettäviä lainoja. Jos pienelle yhtiölle tulee osakkaille jyvitettäviä lainoja, tulee samalla myös ilmoitusvelvollisuus.
Varsinainen ilmoittaminen on taloyhtiöille maksutonta, mutta työ isännöintitoimiston päässä varmastikaan ei ole. Eri toimistoilla on käytössä erilaisia isännöintijärjestelmiä, joista kaikki eivät valitettavasti tue järjestelmien välistä tiedonsiirtoa. Tämä on hyvä tiedostaa taloyhtiöiden hallituksissa, sillä tietojärjestelmissä uuden käyttöönotto ei ole koskaan pieni operaatio. Se vaikuttaa taloyhtiön arkeen väistämättä. Kustannukset muutostöistä eivät välttämättä kuulu tavallisen isännöintisopimuksen piiriin vaan lasku siirroista, ylimääräisistä tunneista ja muusta työstä voi langeta taloyhtiön ja sen osakkaiden maksettavaksi. Näistä asioista on hyvä keskustella isännöintitoimiston kanssa proaktiivisesti, jotta molemmin puolisilta ikäviltä yllätyksiltä vältytään.
Mitä tietoja järjestelmästä jatkossa saadaan?
Järjestelmän isona tavoitteena on standardoida tietoa. Näin isännöitsijäntodistuksessa olevat asiat olisivat tulevaisuudessa aidosti yhteismitallisia. Linjasaneeraus tietyllä sisällöllä on aina tietynlainen, pinnoituksella, sukittamisella ja kokonaan uusimisella on aina oma, kaikissa issareissa samaa tarkoittava, terminsä (kunnostus, uusiminen tai muutos). Tähän menee toki aikaa, sillä historiaa ei samalla tarkkuudella järjestelmään viedä. Ja hyvä niin, sillä aukottoman tiedon puuttuessa näin poistetaan järjestelmän tietovirheet ja validoidaan data. Uusista taloyhtiötä koskevista hankkeista ilmoitetaan mm.
- hankkeen nimi
- toteutusvuosi
- toimenpidetyyppi
- elinkaaren vaihe
- työkohteet ja niiden toteutusosat sekä yhtiön vastuu toteutusosalle
Yksittäisen osakkaan kunnostus- ja muutostöistä puolestaan ilmoitetaan mm.
- hankkeen nimi ja laji (esim. parketin asennus, osakkaan ilmoittama)
- toimenpiteen tyyppi ja kuvausteksti (esim. uusiminen)
- elinkaaren vaihe (esim. toteutettu)
- tieto, onko työ yhtiön valvoma
- onko toteutusosa yhtiön vai osakkaan vastuulla
Nähtäväksi jää, miten taloustietojen ilmoittamisen kanssa käytännössä tulee tapahtumaan. Vähintään kerran vuodessa tai muutoksen myötä ilmoitettavat tiedot vastikkeiden maksujen kanssa voivat olla aina käytännössä myöhässä tai rasittaa isännöintitoimistoa kohtuuttomasti. Vastikerästien tilanne voi muuttua kuukausittain suuntaan tai toiseen ja esimerkiksi huoneiston kauppojen yhteydessä ajantasainen tilanne tulee joka tapauksessa tarkistaa isännöintitoimistolta. Matti on mukana Maanmittauslaitoksen työryhmässä tuomassa taloyhtiö-näkökulmaa esille. Päivitämmekin kuulumisia aina silloin tällöin tänne meidän omiin kanaviin, seuraa siis aktiivisesti!