Taloyhtiön huoltokirja ja kiinteistöhuollon erityishuomioita

Taloyhtiöiden kiinteistönhuoltoa koskeva keskustelu typistyy usein kysymykseen hinnasta. Todellisuudessa merkittävämpi kysymys on, että toimiiko huolto meidän yhtiömme tarpeisiin? Taloyhtiöt eroavat toisistaan koon, iän, rakenteiden ja sijainnin osalta. Siksi myös toimiva kiinteistönhuolto näyttää eri yhtiöissä erilaiselta. Artikkelisarjan edellisissä osissa käsittelimme mm. kiinteistöhuollon sopimusta ja sen kilpailutusta. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hallituksen on syytä huomioida, kun kiinteistönhuoltoa tarkastellaan taloyhtiön omista lähtökohdista emmekä unohda myöskään huoltokirjaa.

Huoltotarpeeseen vaikuttaa moni asia

Kiinteistön iän ajatelleen usein vaikuttavan sen huoltotarpeeseen, mutta myös taloyhtiön koko vaikuttaa kiinteistöhuollon tarpeeseen enemmän kuin ehkä osataan ajatellakaan. Huoltokirja puolestaan on monessa taloyhtiössä olemassa, mutta silti kovin alihyödynnetty työkalu. Se mielletään helposti tekniseksi asiakirjaksi tai huoltoyhtiön työkaluksi, vaikka todellisuudessa huoltokirja on parhaimmillaan hallituksen keskeinen väline kiinteistön hyvään hallinnointiin ja kunnossapitoon sijainnista ja rakenteista riippumatta.

Huoltokirja työkaluksi

Huoltokirja on nykyään tyypillisesti sähköinen ja se sisältää paljon myös ihan perusasioita hallitus- ja isännöintityöskentelyn jatkumoa turvaamaan henkilövaihdosten yli. Huoltokirjasta löytyy yleensä kiinteistön rakennusvuosi, keskeiset rakenteet ja materiaalit, tekniset järjestelmät sekä niille tehdyt peruskorjaukset. Huoltokirjasta tulisi löytyä myös tehdyt huollot ja korjaukset sekä kiinteistöhuollon suunnalta odotettavat tehtävät eli tarkastukset ja rutiini- ja kausittaiset tehtävät. Nämä on yleensä listattu kalenterimuotoisena (puhutaan myös huoltokalenterista), jotta vuoden kronologinen kierto tulee huomioitua. Yksittäisten tarkastustehtävien työkuvaus voi olla yksityiskohtainenkin, jotta huomioidaan kyseisen kiinteistön erikoistarpeet (kuva 1).

Parhaimmillaan huoltokirja linkittyy taloyhtiön PTS:an ja siitä saadaan suunnitelma teknisten järjestelmien elinkaarten vaatimiin huolto- ja tarkastustoimenpiteisiin. Huoltokirja onkin mitä mainioin johtamisenväline taloyhtiöiden hallituksille.

Taloyhtiön hallituksen kannattaakin tarkistaa oman yhtiönsä huoltokirjan osalta ainakin seuraavia asioita:

• Tiedämmekö, missä huoltokirja on ja kuka sitä käyttää? Onko hallituksella pääsy siihen?
• Onko huoltokirja ajan tasalla?
• Ovatko huoltotehtävät selkeästi määritelty?
• Kirjataanko havainnot ja toimenpiteet säännöllisesti?
• Ovatko poikkeustilanteiden toimintamallit kirjattuna?
• Hyödynnetäänkö huoltokirjaa PTS:n tukena?
• Tukeeko huoltokirja tulevien korjausten ennakointia?

Pieni vai iso, uusi vai vanha -kiinteistöhuollon painopiste on erilainen

Pienessä taloyhtiössä kiinteistöhuolto on helposti suppeampaa ja asukkaiden toivotaan osallistuvan huoltotehtäviin enemmän. Hallituksen aktiivisuus korostuu pienessä yhtiössä, jotta asioita seurataan riittävällä laajuudella. Yhteydenpito naapureiden kesken on suotavaa ja lumisinakin talvina jokaisen tulisi hoitaa omat velvollisuutensa. Isommissa taloyhtiöissä kiinteistöhuollon painopiste on selvästi enemmän dokumentoinnissa ja järjestelmällisessä tekemisessä. Sopimuksissa kirjatuista vasteajoista on syytä pitää kiinni tai puhelimet soivat hanakasti. Mahdolliset laajat piha-alueet tai leikkipaikat lisäävät kiinteistöhuollon tarvetta, jotta asumisturvallisuus ja -viihtyvyys säilyvät. Myös erilaisia erityisrakenteita on helposti enemmän mitä isommasta taloyhtiöstä on kyse.

Uudehkoista rakennuksista koostuva taloyhtiö voi kiinteistöhuoltonsa osalta keskittyä talotekniikan käytön seurantaan ja säätämisellä optimointiin. Joskus tähän tarvitaan ko.tekniikan ammattilaisia, mutta usein myös kiinteistöhuolto pystyy asiaa hoitamaan. Mikäli taloyhtiö on niin uusi, että takuuaika on vielä käynnissä, on erityisen tärkeää kerätä kaikki huomiot talteen ja raportoida ne jatkoa varten. Vanhemmissa taloyhtiöissä kiinteistöhuollon painopiste tulee ehdottomasti olla ennakoivan kunnossapidon tukemisessa. Vanhan talon ongelmat eivät ole väistämättömiä, jos rakenteita ja teknisiä järjestelmiä seurataan säännöllisesti ja kiinteistöhuollon havainnot raportoidaan osaksi suunnitelmallista tekemistä. Korjaushistoria on dokumentoitava hyvin, sillä myöhemmin on mahdotonta tietää, mitä on tehty ja miksi on tehty se, mitä on tehty. Kirjallinen dokumentointi on kriittisen tärkeää hallitustyöskentelyn jatkumolle, sillä perimätiedon siirtyminen ei ole itsestään selvyys.