Yhtiökokous hallituksen näkökulmasta
Artikkelisarjan aiemmissa osissa on käsitelty taloyhtiön yhtiökokousta yleisellä tasolla ja osakkaan osallistumisen näkökulmasta. Tässä kolmannessa osassa syvennytään siihen, miten taloyhtiön istuva hallitus valmistautuu omalta osaltaan vuoden tärkeimpään kokoukseen, jossa yhdessä päätetään yhtiön asioista ja toiminnasta.
Yhtiökokous on hallituksen ja isännöitsijän vuoden yhteistyön kulminoituma, johon valmistaudutaan molempien puolelta huolella. Sujuva yhtiökokous on kaikkien yhteinen etu. Asioiden selkeä ja loogisesti etenevä esittäminen yhtiön osakkaille tuo luottamuksen tunteen hallintoa kohtaan ja antaa tuleville hallituksille työrauhan.
Kokoukseen valmistellaan tilinpäätös, talousarvio, toimintakertomus, korjaustarpeet tulevalle viidelle vuodelle ja mahdolliset muut hallituksen esitykset. Tilinpäätöksen ja talousarvion vahvistamista varten yhtiökokous tarvitsee riittävän seikkaperäisen tilannekatsauksen yhtiön taloudellisesta tilanteesta. Vaikka kustannukset ovat nousseet, ei taloyhtiön hallitus saa laistaa velvollisuudestaan huolehtia yhtiön ja sen rakennusten kunnossapidosta. Tästä syystä tulevien korjaustarpeiden pohdintaan saattaa joutua käyttämään normaalia enemmän aikaa. Maksukuorma osakkaille ei saisi nousta kohtuuttomasti. Hoitokustannusten kohotessa ei kaikkea voida välttämättä toteuttaa optimaalisessa aikataulussa vaan hankkeita täytyy ketjuttaa ja osaoptimoida. Talousarviota eli budjettia laadittaessa on muistettava huomioida tulevien kustannusten nousut ja jättää riittävä pelivara yllättäville asioille. Puskurit on hyvä olla kunnossa taloyhtiössä samalla tavalla kuin yksityishenkilölläkin. Yllättävien tarpeiden edessä ei ole välttämättä aikaa lähteä järjestämään ylimääräistä yhtiökokousta. Tästä syystä hallituksille yleensä haetaankin valtuutus yhden tai kahden kuukauden ylimääräisen hoitovastikkeen perimiseen.
Hallituksen on hyvä valmistautua myös osakkaiden kysymyksiin. Osakkailta saattaa tulla kysymyksiä hallituksen päätöksiin tai toimintaan liittyen. Mikäli kokouksessa ei pystytä näihin vastaamaan, niihin voidaan palata kirjallisesti myös jälkikäteen ja tällöin vastaus on hyvä laittaa kaikkien osakkaiden tietoon. Mikäli tiedetään, että jokin asia on ns. kuuma peruna, kannattaa harkita ulkopuolisten asiantuntijoiden kutsumista kokoukseen. Tällainen yleensä rauhoittaa tilannetta ja tuo ammattimaisemman otteen asian käsittelylle. Mahdollisissa riitatilanteissa kannattaa harkita myös ulkopuolista kokouksen puheenjohtajaa, jotta kokous etenee silti jouhevasti eikä suuret tunteet pääse valtaamaan näyttämöä. Meillä on kokemusta useiden erilaisten yhtiökokousten puheenjohtajuudesta, joten voitte pyytää apua myös meiltä.
Kaiken valmistelun keskellä tulee muistaa laittaa kutsut ajoissa, toimittaa sen mukana tarvittava materiaali. Yhtiökokous voidaan järjestää myös hybridi- tai etäkokouksena, mikäli riittävän iso osa yhtiön osakkeen omistajista sitä vaatii. Usein tämä mahdollisuus on hyvä tuoda tarjolle ilman erillistä vaatimustakin. Kokouksen järjestämiseen on apuja saatavilla siten, ettei etäosallistujien kokouselämys ole huono tai järjestely rasita liiaksi isännöitsijää tai muita kokouksen vetäjiä. Hyvin sujuneen kokouksen lopputulemana myönnetään vastuuvapaus hallitukselle, vahvistetaan tilinpäätös ja talousarvio sekä valitaan uusi hallitus jatkamaan yhtiön luotsaamista.