Hallituksen rooli ja sisäinen työnjako

Taloyhtiön hallituksen laissa säädetty velvollisuus on huolehtia yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja sen rakennusten hoidosta. Hallituksen velvollisuus on valvoa taloutta ja tiedottaa riittävästi, että osakkaat ja asukkaat saavat tarvitsemansa tiedon. Näitä asioita ei toki tarvitse tehdä itse vaan tyypillisesti kerrostaloissa asioiden päivittäiseen hoitamiseen palkataan isännöitsijä, jonka kanssa yhteistyössä asioita viedään eteenpäin osakkaiden tahtotilaa ja tarpeenmukaisuutta kunnioittaen. Tämä artikkelisarja käsittelee taloyhtiön hallitusta monesta eri näkökulmasta. Sarjan ensimmäinen osa syventyy hallituksen rooliin ja sisäiseen työnjakoon.

Hallituksen jäsenten määrä riippuu yhtiön koosta. Hallituksen koko määritellään yhtiöjärjestyksessä. Usein se on 3-7. Koska taloyhtiöissä asuu monenlaisia ihmisiä, hallitukseen hakeutuu tai valitaan tyypillisesti edustusta eri aloilta. Hyvin toimivassa hallituksessa osataan arvostaa erilaisuuden tuomaa rikkautta ja hyödynnetään hallituksen sisältä löytyvää osaamista. Joskus yhtiökokouksessa voidaan myös tarkoituksella toivoa, että joku tietyn osaamisalan osaaja lähtisi mukaan hallitukseen ja toisi toimintaan omaa osaamistaan.

Taloyhtiön hallitus ei ole se työrukkanen, joka tekee itse kaiken. Sen tehtävä on valmistella, valvoa, koordinoida ja delegoida, jotta yhtiön hallinto toimii ja kiinteistö ja sen rakennukset hoidetaan asianmukaisesti. Tämä on taloyhtiön hallituksen tärkein tehtävä ja yhtiön elinkaaresta riippuu, mitä tämä työtehtävä käytännössä pitää sisällään. Hallitus toimii yhteisten tavoitteiden, hyvän hallintotavan ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Taloyhtiön tärkein yhteistyökumppani on hyvä isännöitsijä, joka toimii yhtiön hyväksi toimitusjohtajan tavoin huolehtien päivittäisistä asioista yhdessä omien sidosryhmiensä kanssa. Taloyhtiön hallituksen jäsenillä on todellinen näköalapaikka taloyhtiön arkeen ja mahdollisuus vaikuttaa kaikkien asumisviihtyvyyteen.

Taloyhtiön hallituksen sisäinen työnjako

Taloyhtiön hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jonka rooli korostuu isännöitsijä-yhteistyössä. Tyypillisesti puheenjohtajan ja isännöitsijän yhteydenpito on aktiivista ja molemminpuolista. Muilta osin suosittelemme tekemään työnjaon hallituksen sisällä. Tällöin asioita edistetään systemaattisesti eikä kuormitus lankea aktiivisimpien hallituksen jäsenten niskaan.

Työnjako lähtee yhtiön tarpeista. Jos tulossa on monia samanaikaisia saneerauksia, kannattaa jakaa ne eri henkilöille. Oma kokemuksemme parityöskentelystä on todella kannatettava, tällöin on suoraan henkilö, jonka kanssa sparrata asioita ennen hallituksen päätöksen tekoon tuomista. Mikäli joukosta löytyy tiedottamisen ammattilainen, kannattaa tiedottamisen kohdalla hyödyntää hänen osaamistaan. Jos yhtiössä on tahto lisätä yhteisöllisyyttä tai asumisviihtyvyyttä, kannattaa myös tämä osa-alue antaa jonkun henkilön vastuulle. Talouden seuraamiseen osallistuu tyypillisesti koko hallitus, mutta osana toimivaa yhteistyötä isännöintitoimisto hoitaa talouden seurannasta ison osan. Hyvin toimivassa hallituksessa onkin tila kaikelle osaamiselle ja mahdollisuus oppia paljon uutta!

Luottamustehtävän työllistävä vaikutus

Hallituksen jäsenten tulee edustaa ja kohdella tasapuolisesti kaikkia osakkaita huolehtien yhteisen omaisuuden arvon säilymisestä ja jopa kasvamisesta. Luottamustehtävän työllistävä vaikutus riippuu täysin yhtiöstä ja sen tilasta sekä hallituksen tavasta toimia. Työllistävään vaikutukseen vaikuttaa myös yhteistyön toimivuus/toimimattomuus isännöitsijän kanssa sekä se, millaiseen rooliin isännöitsijä on palkattu. Mikäli isännöitsijän rooli on täysin hallinnollinen, on hallitustyöskentelyn hallitusta työllistävä vaikutus erilainen kuin tilanteessa, jossa isännöitsijän oletetaan toimivan itsenäisesti asioiden edistäjänä. Roolitus riippuu yhtiön tarpeesta ja tahtotilasta.

Mitä suuremmasta tai korjaushankkeita sisältävämmästä yhtiöstä on kyse, sitä työllistävämpi luottamustehtävä hallituksen jäsenille on. Tällaisessa tapauksessa hallitus kokoontuu käytännössä kuukausittain ja kokouksien välissä asioita edistetään ja selvitetään taustalla kokouksien päätöksen tekoa varten. Jos lähdet tällaisen yhtiön hallitukseen, ole tietoinen työmäärästä ja rehellinen itsellesi, että sinulla riittää resurssit hallitustyöskentelyyn. Pienessä tai ”rauhallisessa vaiheessa” olevassa yhtiössä hallitustyöskentelyn työllistävä vaikutus on huomattavasti pienempi. Kokouksia on vuodessa muutamia, ehkä vain 3, joista ensimmäisessä järjestäydytään ja viimeisessä valmistaudutaan yhtiökokoukseen tilinpäätöksen ja kunnossapitosuunnitelmien äärellä. Tällaisen yhtiön hallituksessa puheenjohtajan rooli on usein suuri, sillä harvoin pidettävien kokousten välillä yhteydenpito puheenjohtajan ja isännöitsijän välillä korostuu. Asioita edistetään taustalla enemmän, koska kokouksia on vähemmän.

Taloyhtiön hallitustyöskentely on antoisaa ja jokainen hallituksen jäsen pystyy muokkaamaan luottamustoimesta hieman omanlaisensa. Aito kiinnostus ja halu antaa aikaansa yhteisten asioiden hoitoon on kaikkein tärkein lähtökohta. Mikäli teillä ei yhtiössä löydy riittävästi osaamista tai halukkuutta yhtiön hallitukseen, voitte palkata myös ulkopuolisen hallituksen jäsenen. Näin saatte pitkän linjan kokemusta ja laaja-alaista näkemystä yhtiönne hyväksi. Ole yhteydessä ja keskustellaan lisää!