Talo- ja huoltoyhtiön yhteinen tanssi

Tämä artikkelisarja käsittelee taloyhtiön arjessa ehkä eniten näkyvän yhteistyökumppanin eli huoltoyhtiön roolia ja näiden kahden osapuolen yhteistä tanssia. Artikkelisarjaa varten on haastateltu paikallisesti toimivaa kiinteistöhuoltoa ja saatu täten näkemyksiä, millaista yhteistyön pitäisi olla ja mitä taloyhtiöiden tulisi ottaa huomioon yhteistyötä solmittaessa. Tässä artikkelisarjan ensimmäisessä osassa keskitytään kiinteistöhuollon rooliin tutustumiseen. Seuraavassa osassa pureudutaan mm. sopimuksiin ja kilpailutukseen. Artikkelisarjan viimeinen osa käsittelee taloyhtiön huoltokirjaa ja kiinteistöhuollon erityishuomioita. Antoisia lukuhetkiä!

Kiinteistöhuolto mahdollistaa toimivan arjen

Huoltoyhtiö tai kiinteistöhuolto on yksi taloyhtiön arjen näkymättömimmistä, mutta samalla kriittisimmistä toiminnoista. Kun huolto toimii hyvin, sitä ei juuri huomata. Kun se ei toimi, seuraukset näkyvät nopeasti: asumisviihtyvyys heikkenee, kustannukset uhkaavat kasvaa ja hallituksen pöydälle kertyy ongelmia. Kiinteistöhuolto onkin yksi ensimmäisistä asioiden huomaajista, kun puhutaan taloyhtiön rakennusten teknisten järjestelmien toimivuudesta ja piha-alueen siisteydestä. Kiinteistönhuolto on siis paljon muutakin kuin lumien aurausta ja pihan hiekoittamista.

Kiinteistönhuollon perimmäinen tehtävä on ylläpitää kiinteistön kuntoa, turvallisuutta ja arvoa. Kyse ei ole yksittäisistä suorituksista, vaan jatkuvasta, suunnitelmallisesta toiminnasta, joka tukee taloyhtiön kunnossapitoa. Hallituksen näkökulmasta kiinteistönhuolto liittyy suoraan huolelliseen kiinteistön kunnossapidon velvoitteeseen. Hyvin järjestetty kiinteistöhuolto auttaa havaitsemaan viat ja puutteet ajoissa, ehkäisee kalliita korjauksia ja tukee pitkän aikavälin kunnossapitosuunnittelua. Kiinteistöhuolto onkin yksi taloyhtiön tärkeimmistä ennaltaehkäisevistä työkaluista. Esimerkiksi kattovuodot, piha-alueiden turvallisuuspuutteet tai leikkipaikkojen viat eivät yleensä synny hetkessä, vaan kehittyvät ajan myötä – ja olisivat usein havaittavissa toimivan huollon kautta. Näin ollen on koko taloyhtiön ja sen hallituksen etu, että yhteistyö kiinteistöhuollon kanssa toimii.

Aktiivinen hallitus on kiinteistöhuollon kaveri

Taloyhtiö ei ole kiinteistöhuollon passiivinen kohde, vaan palvelun aktiivinen tilaaja. Kun hallitus seuraa huollon laatua ja käy säännöllistä vuoropuhelua sekä huoltoyhtiön että isännöitsijän kanssa ja puuttuu ajoissa mahdollisiin epäkohtiin, tulee kiinteistön huollosta taloyhtiön pitkän aikavälin etua tukevaa. Hyvin toimiva huolto ei ole sattumaa, vaan seurausta selkeästä työnjaosta, realistisista odotuksista ja hyvästä aktiivisesta yhteistyöstä. Parhaimmillaan hallituksen jäsenet soittelevat huoltoyhtiöön ja kyselevät asioita. Myös vuosittaiset yhteiset palaverit tukevat yhteistyötä ja asioiden edistymistä. Kannattaa muistaa, että huolto käy kohteessa viikoittain. Tästä syntyvää tilannekuvaa ja osaamista kannattaa hyödyntää. Joskus huolto tietää enemmän kuin isännöitsijä. Huoltoyhtiöllä voi olla monia alueen taloyhtiöitä huoltosopimustensa piirissä, joten kokemusta ja parhaita käytäntöjä kertyy runsaasti.

Mitä kiinteistöhuollon tehtäviin kuuluu?

Kiinteistöhuollon sopimuksen piiriin kuuluvat tyypillisesti:

• piha- ja ulkoalueiden hoito (mm. lumityöt, hiekoitus)
• yleisten tilojen tarkastukset ja pienhuollot, esim. polttimoiden vaihdot
• teknisten järjestelmien silmämääräinen seuranta
• vikailmoitusten vastaanotto ja välitys

Mutta sopimuksella voidaan sopia luonnollisesti melko vapaasti asioista. Taloyhtiön kannattaakin itse sopimusta tehdessään ja päivittäessään tarkistaa, mikä on todellinen tarve. Yleensä erilaiset korjaustyöt tai laajemmat tarkastukset ovat erikseen tilattavia ja myös laskutettavia asioita. Hallituksen onkin hyvä määrävälein tarkastaa, että sopimus palvelee tarkoitustaan. Esimerkiksi erään yhtiön sopimuksessa oli maininta tasakaton tarkastuksista vuosittain. Muuten hyvä, mutta yhtiössä on peltinen harjakatto. Huoltosopimuksen päivityksen yhteydessä myös tämä lapsus sopimuksesta korjattiin.

Lakimuutosten myötä taloyhtiöiden vastuulle on tullut uusi velvollisuuksia. Niinpä myös kiinteistöhuollon arjessa näkyvät tänä päivänä enemmän hajulukkojen avaukset ja palovaroittimien kunnon seuraaminen. Myös laadukkaasta sisäilmasta ja ilmanvaihdon toimivuudesta ollaan nykyään paljon tietoisempia, joten myös erilaisten ilmanvaihdon ongelmien ratkominen ja suodattimien vaihto työllistää kiinteistöhuoltoa enemmän kuin menneinä vuosikymmeninä. Talven liukkauden torjunta ja lumitöiden oikea-aikainen tekeminen toki puhuttavat aina ja niistä asukkaat herkästi huoltoon ovatkin yhteydessä. Onneksi lumimyräköiden aikaan aktiiviset asukkaat osaavat tarttua myös itse lapion varteen ja auttaa kulkuväylien avaamisessa pihalla. Asumismukavuus ja viihtyvyys on kaikkien yhteinen tavoite ja yhteistyön tulos.