Hallituksen tärkeitä tehtäviä: Tiedotus ja viestintä

Artikkelisarjan edelliset osat ovat käsitelleet hallituksen roolia ja tärkeistä tehtävistä kiinteistön kunnosta huolehtimista. Yksi hallituksen tärkeistä tehtävistä on myös kertoa siitä, mitä on tehty ja tekeillä. Tätä kautta rakennetaan luottamusta hallituksen toimintaa kohtaan ja varmistetaan hallitukselle itselleen työskentelyrauha

AsOy-lain mukaan osakkaalla on oikeus saada tietoa sellaisista hallituksen päätöksistä, jotka koskevat hänen omistuksessaan olevien osakkeiden velvollisuuksia tai oikeuksia. Osakkaalle ei kuitenkaan ole oikeutta saada nähtäväkseen yhtiön sopimuksia, mutta luonnollisesti keskeisen sisällön voi osakkeille informoida. Kaikessa tiedottamisessa tulee huomioida, ettei yksittäisen osakkaan yksityisyyttä saa vaarantaa tai sopimuskumppaneiden mahdollisia liikesalaisuuksia jakaa.

Tiedottaminen on taloyhtiön arjen sujuvuuden kannalta äärimmäisen tärkeää. Tyypillisesti osakkaat toivovat lisää tiedottamista, tämä lisää myös luottamusta hallituksen toimintaa kohtaan. Viestinnän runsaus saa harvoin negatiivista palautetta aikaan.

Viestintään ja tiedottamiseen olisikin hyvä tehdä oma suunnitelmansa. Hallitus ja isännöitsijä voivat sopia toimikauden alussa tavat, aikataulut, kanavat yms., joita viestinnässä hyödynnetään. Vuosikello on tähän mainio väline, tällöin ei pääse unohtumaan vuodenaikoihin tai taloyhtiön arkeen liittyvät asiat. Viestinnän vuosikelloon saa hyviä vinkkejä mm. Kiinteistöliiton taloyhtiön vuosikellosta , jossa on jokaiselle kuukaudelle tärkeät muistettavat asiat ja ajankohtaiset teemat. Hallituksessa voidaan sopia tiedotusvastuu jollekin jäsenistä ja hän sitten muistuttaa muita hallituksen jäseniä tiedotettavista aiheista ja pyytää tarvittaessa näihin sisältöä.

Tiedotuskanavien valinnassa kannattaa käyttää runsautta, kunhan niiden käyttäminen ei ole liian työlästä. Yhtiön luonne on tärkeä ottaa huomioon, joissain toimii sisääntulokerroksen ilmoitustaulu, toisaalla hyödynnetään runsaasti sosiaalisen median suljettuja kanavia. Yhdenvertaisuusperiaate huomioiden erilaiset osakkaat ja heidän toiveensa on hyvä ottaa huomioon, mutta yksittäisen osakkaan vaatimuksiin ei tarvitse kuitenkaan ryhtyä. Voidaan siis myös olettaa, että osakas on itse sen verran aktiivinen, että lukee esim. ilmoitustaulua ja postiluukusta sekä sähköpostitse tullutta viestintää. Tiedottamisessa on hyvä huomioida myös ne osakkaat, jotka eivät itse asu yhtiössä. Tiedon tulee kulkea myös heille, jotta he voivat hoitaa oman velvoitteensa ja tiedottaa omistamassaan asunnossa asuvia henkilöitä. Kun tieto kulkee, niin kaikilla on paljon mukavampaa ja luottamus hallituksen toimia kohtaan kasvaa.