Taloyhtiön huoltosopimukset ja niiden kilpailutus
Edellisessä artikkelissa tutustuimme kiinteistöhuollon rooliin ja yhteistyöhön taloyhtiön sujuvan arjen mahdollistamisessa. Artikkelisarjan tässä osassa keskitytään taloyhtiön huoltosopimukseen ja sen kilpailutukseen. Hinta edellä ei tätäkään sopimusta kannata tehdä vaan toimiva kokonaisuus on aina paras.
Kiinteistöhuolto -toimivan arjen takaaja
Kiinteistöhuoltosopimus on yksi taloyhtiön tärkeimmistä arjen sopimuksista. Sitä kuitenkin tyypillisesti tarkastellaan melko harvoin ja silloinkin vasta, kun jokin asia ei toimi. Kuitenkin yhteistyön näkökulmasta vuosittaiset tapaamiset ja sopimuksen ajantasaisuuden tarkistaminen olisivat kaikille paras tapa toimia. Kiinteistöhuoltosopimus on yksi hallituksen keskeinen riskienhallinnan ja kustannusten ohjauksen väline. Sopimuksen sisältö – ei pelkkä hinta – ratkaisee, miten hyvin kiinteistönhuolto tukee taloyhtiön arkea.
Kiinteistöhuoltosopimus ei ole vain muodollisuus
Taloyhtiön näkökulmasta kyse ei ole vain palvelun ostamisesta vaan siitä, miten kiinteistön päivittäinen hoito ja valvonta on järjestetty. Tyypillisesti kiinteistöhuoltosopimus ei ole pitkä, mutta määrittää yksityiskohtaisesti
- Mitä huoltoyhtiö tekee tai ei tee
- Millä aikataululla asioihin reagoidaan
- Mitä palvelu maksaa ja mitä erikseen laskutettavat työt maksavat
Sopimuksella on hyvä kuvata vastuut, joiden mukaan huoltoyhtiö voi toimia itsenäisesti. Mukana on oltava myös tieto siitä, milloin kiinteistöhuolto raportoi isännöitsijälle ja tällä puolestaan tieto siitä, milloin asiat on hyvä tuoda hallituksen päätettäväksi asti. On järkevää tehdä perussopimus ja lisätä siihen omat lisätarpeet kohdekohtaisesti. Joissain tapauksissa voisi olla taloyhtiölle edullisempaa, että sopimukseen kuuluu esim. 15 lumityökertaa ja loput toteutetaan summalla X. Kokonaisuuden könttäsummalla voidaan yleensä tehdä arvio yläkanttiin ihan vain varmuuden vuoksi. Huoltoyhtiöiden tyypillisiä lisälaskutettavia töitä ovat vesikalusteiden huollot, tarvikehankinnat ja odottamattomat korjaustyöt.
Kiinteistöhuoltosopimukseen kirjataan myös se, mitä päivystys tarkoittaa käytännössä. Kuinka nopeasti vikailmoituksiin reagoidaan ja mitkä tilanteet ylipäätään kuuluvat päivystyksen alle. Tyypillistä lienee on, että päivystyksen iltalisille siirrytään arkisin klo 16 jälkeen. Huoltomiehen laskuttama tuntihinta on yleensä alhaisempi kuin sähkö- tai LVI-miehen, joten huoltoon soittaminen kannattanee tehdä ensin.
Kiinteistöhuoltosopimuksen kilpailuttaminen -rutiinilla vai tarpeen mukaan?
Kiinteistöhuollon kilpailutus on työkalu, mutta itseisarvo se ei ole. Sopimusta kilpailutettaessa on hyvä lähteä liikkeelle taloyhtiön tarpeista, jotta uudella sopimuksella saadaan parempaa tai enemmän. Kiinteistöhuollon sopimusten kilpailutukseen on olemassa myös työkaluja, kuten Optimate.
Kilpailutus on usein perusteltua, kun:
- palvelun laatu ei vastaa sovittua
- kustannukset ovat nousseet ilman selkeää perustetta
- taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet
- sopimuskausi päättyy, jos sopimus ei ole toistaiseksi voimassa oleva
Kilpailutus tehdään hallituksen kannalta fiksusti, kun ensin määritellään tarpeet. Millainen on meidän taloyhtiömme? Mitkä ovat meille kriittiset huoltotarpeet ja mitkä varsinaiset ongelmat kilpailutuksella halutaan ratkaista? Näin kysymysten perusteella laaditut tarjouspyynnöt tuottavat myös laadukkaimmat tarjoukset.
Tarjouspyyntöjen saamisen jälkeen vertailuun kannattaa ottaa pelkän hinnan lisäksi myös palvelun laajuus, yhtiöllä käytössä olevat ja taloyhtiölle tarjottavat resurssit ja niiden tavoitettavuus sekä kokemus vastaavista kohteista. Referenssien läpisoittaminen usein kannattaa, jos harkitsette vaihtoa. Muistakaa myös kehityskeskustelut nykyisen palveluntarjoajanne kanssa. Eräässä rinnetontilla sijaitsevassa taloyhtiössä talven liukkauden torjunta ja lumien auraaminen aiheuttivat joka talvi harmaita hiuksia hallituksen jäsenille. Asiasta käytiin keskustelua monia kertoja, kunnes kilpailutuksen kynnyksellä käytössä oleva yhtiö ymmärsi, että nyt tämä taloyhtiö on tosissaan. Tämän jälkeen palvelu on ollut loistavaa ja kyseisen pihan sijoitus prioriteettijärjestyksessä on noussut tarvittavalle tasolle. Joskus pitää ärähtää, jottei yhteistyöstä paha mieli jää.