Digitalisointi, osa 1 – Enemmän osallistujia taloyhtiön kokouksiin!
Digitalisointi on ollut jo ainakin kuusi vuotta bullshit-bingon hittisana (Kiitos Vincit). Nuoria on vaikea saada innostumaan taloyhtiötyöskentelystä. Sitä eivät ainakaan helpota vanhanaikaiset toimintatavat eli erilaiset kokoukset, joihin on välttämätöntä osallistua fyysisesti. Osa isännöitsijöistä tarjoaa mahdollisuuden etäosallistumiseen, useimmiten Teamsilla, Zoomilla tai muulla yleistyökalulla. Tällöinkin fyysiseltä kokouspaikalta usein välitetään vain ääniyhteys. Toisaalta eipä siellä kokouspaikalla videotykkiä käytetä, joten esitysmateriaali on myös etäosallistujalla käytössä samoin kuin kokouspaikalla olijoilla – monistenippuna. Etäosallistujan ei myöskään tarvitse katsella muiden osallistujien ilmeitä tai tuntemuksia videokuvan kautta.
Tulevaisuuden kokous
Kerrostataloyhtiöissä tulee ottaa huomioon eri-ikäiset henkilöt. Hypätään siis 67-vuotiaan Kertun matkaan. Hänelle on suorastaan kansalaisvelvollisuus osallistua taloyhtiön tilaisuuksiin. Kerttu saapuu tyytyväisenä Pitäjänmäellä sijaitsevan Taitotalon auditorioon. Jo vuosien ajalta tuttu isännöitsijä tervehtii Kerttua ovella ja muistuttaa täyttämään tilan turvavälit huomioiden. Auditorion isolla valkokankaalla toivotetaan tervetulleeksi asunto osakeyhtiö Viihtylän yhtiökokoukseen.
Kokouksen moderaattori on jo hyvän aikaa sitten avannut ilmoittautumisen kokoukseen. Matkalla omalle paikalleen Kerttu kertoo hänelle nimensä ja huoneistonsa numeron. Moderaattori kirjaa ne Kertun puolesta kokoustyökaluun. Kerttu on seitsemäs kokoukseen saapunut. Auditoriossa tosin on vasta yksi osakas, naapuri Pirkko. Muut osallistujat seuraavat etäyhteydellä videokuvaa kokoustilasta ja huomaavat, että Heikkikin on juuri saapumassa moderaattorin luokse avustajansa kanssa. Ääniyhteyttä ei ole vielä avattu, joten on hyvää aikaa vaihtaa myös kuulumisia ja jutella niitä näitä ennen kokouksen alkamista.
Kokouksen alkaessa paikalla on tavanomainen määrä osallistujia, noin 70% äänimäärästä on edustettuna. Suurin osa katselee omalta tietokoneeltaan tai mobiililaitteeltaan moderaattorin välittämää kuvaa kokoussalista. Hallituksen puheenjohtajakin on avannut kamerayhteyden. Siitä etäosallistujat näkevät myös hänen vieressä istuvan isännöitsjän. Puheenjohtaja vaihtaa valkokankaalla näkyvän tervetulon toivotuksen esityslistaan ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Niin paikallaolijoiden kuin etäosallistujien on helppo seurata kokouksen kulkua. Myös sanatonta viestintää voi yrittää tulkita niin isännöitsijän kuin hallituksen puheenjohtajankin kasvoilta.
Ilmiö ruokkii ilmiötä
Kun etäyhteyksien hyödyntämiseen suhtaudutaan myötämielisesti, on helppoa havaita niiden edut. Osakkaat ja asukkaat osallistuvat tällöin kokouksiin paljon matalammalla kynnyksellä. Etäyhteyden takana on halutessaan helppoa säilyttää turvallinen etäisyys – kukaan ei pysty pakottamaan hallitukseen, mutta kokousta voi silti seurata täysimääräisesti. Itselle tärkeisiin asioihin voi ottaa kantaa puhumisen lisäksi myös kirjoittamalla kommentteja keskusteluruudun kautta. Positiiviset kokemukset yhtiön kokouksesta tuovat seuraaviin kokouksiin enemmän osallistujia. Hämmentävästi kokoukset eivät enää olekaan välttämättömiä muodollisuuksia vaan aidosti keskustelevia tilaisuuksia. Myös kiireiset ruuhkavuosia elävät voivat osallistua vaikka autosta lasten harrastustilan parkkipaikalta. Tämä ei olisi ollut mahdollista perinteisin menetelmin. Harvoja vapaailtoja ei haluta uhrata yhtiön kokouksiin, mutta lapsen harrastushetken aikana normaalisti juostu lenkki voidaan vaihtaa yhtiökokoukseen osallistumiseksi.
Aina ennenkin on näin tehty
Perinteisiin menetelmiin tottuneen taloyhtiön hallinto toimii toisin kuin edellä on kuvattu. He pitävät tiukasti kiinni lain kirjaimesta. Asunto-osakeyhtiölain 6. luvun 7 § mukaan jokaisella osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen. He haluavat tarjota myös digitaalisen osallistumistavan. Tästä johtuen etäyhteyden yli osallistujille on tarjottu mahdollisuus tuoda mielipiteensä ilmi ja osallistua äänestyksiin toimittamalla kantansa ennen kokousta isännöitsijän tietoon. Yhtiökokouskutsun mukana on toimitettu lomakkeet, joihin omat kannat voi merkitä ja lähettää ne kirjeenä tai sähköpostitse. Kokoukseen voi osallistua Microsoft Teams -linkillä, jonka kautta kuulee mitä kokouksessa tapahtuu. Kokouspaikalla pidetyistä puheenvuoroista tosin on hyvin vaikea saada selvää. Tällainen toimintatapa ei kannusta etäyhteyden käyttämiseen. Yhtiön hallintokin pitää etäosallistumista huonona keinona, koska se tuottaa heille lisätyötä eikä etäosallistujia koskaan ole kuin muutama. Etäosallistujia juuri kuvattu tapa lähinnä turhauttaa. Kokousta on vaikea seurata eikä kokouksessa kuultu keskustelu mahdollista enää mielipiteen muuttamista – oma mielipide on pitänyt lukita ennen kokousta. Koska varsinainen vaikuttaminen on pitänyt tehdä jo ennen kokousta, ei suurin osa ruuhkavuosia elävistä jaksa vaivautua kokoukseen edes etänä. Heitä ei voi tästä syyllistää – huonosti toimivat digitaaliset ratkaisut ovat malliesimerkki bullshit bingosta, digitaalisuus on tuotu tarjolle vain muodon vuoksi.
Oikein toteutettuna digitalisointi mahdollistaa fyysistä kokousta täysipainoisemman osallistumisen. Nykyaikaiset työkalut mahdollistavat suljetun lippuäänestyksen ja muutkin kokouspaikalta tutut vaikuttamisen tavat helposti ja vaivattomasti kokouksen kuluessa.
Mitä kertovat alan toimijat
Kotilo asunnot haastatteli alan tunnettuja toimijoita. Artikkelin toisessa osassa toisessa osassa ovat äänessä:
- isännöintiliiton hallituksen puheenjohtaja Toivo Korhonen
- digitaalisia taloyhtiöpalveluita tarjoavan Viilun kehitysjohtaja Tuomas Jurvelin
- asuntosijoittamisen kansantajuistamisen pioneeri Harri Huru
- perinteikkään isännöintitoimiston hallituksen puheenjohtaja Johan Lagerroos
- hallitusammattilainen Matti Kleemola
Sujuvan hybridikokouksen laitteistoa on esitelty tässä artikkelissa.